Il peut être difficile de savoir quoi faire lorsqu’on vous demande de fournir une copie papier d’un document mais que vous n’avez pas accès à une imprimante à la maison. Alors qu’avant, il y avait fort à parier que tout le monde avait une imprimante à la maison, ce n’est plus le cas – mais si vous n’en avez pas, il y a de fortes chances qu’à un moment donné, vous rencontrez quelqu’un qui n’a pas obtenu le mémo et insiste pour une copie papier.

Si vous vous êtes retrouvé dans cette situation, vous avez des options. Pour vous aider, j’ai recherché les différentes méthodes que vous pouvez utiliser pour obtenir un document de votre ordinateur à quiconque en a besoin et j’ai proposé quelques conseils et considérations pour l’impression sans votre propre imprimante.

Avant d’en arriver là, cependant, vous devrez…

Préparez-vous à imprimer

Vraisemblablement, le fichier que vous souhaitez imprimer se trouve sur un ordinateur et vous avez besoin d’un moyen de le transférer à partir de là vers un autre ordinateur connecté à une imprimante. Selon la méthode que vous utilisez, vous pourrez peut-être télécharger votre fichier sur Internet et le faire imprimer à un emplacement spécifique (certains services peuvent même se connecter directement aux services cloud comme Google Drive, OneDrive ou Dropbox). Si l’imprimante – ou l’organisation propriétaire de l’imprimante – ne prend pas en charge les téléchargements à partir d’Internet, vous devrez peut-être placer votre fichier sur une clé USB, probablement une avec un connecteur USB-A. Si vous ne savez pas si l’endroit où vous allez accepte les fichiers en ligne, vérifiez à l’avance.

En ce qui concerne le type de fichiers que vous pouvez imprimer, différents services prennent en charge différents types de fichiers. Dans mes enquêtes, les formats .docx de Microsoft Word et PDF d’Adobe étaient universellement acceptés, c’est donc probablement la voie à suivre si vous essayez d’imprimer du texte. Si votre document Word comprend de nombreuses mises en forme, polices et/ou images personnalisées, vous souhaiterez peut-être d’abord l’exporter au format PDF pour vous assurer qu’il s’imprime exactement comme vous le souhaitez.

Une fois que vous avez réglé cela, voici quelques-unes de vos options :

Imprimer à la bibliothèque ou à l’école

Si vous êtes étudiant ou avez accès à une bibliothèque publique, vous pouvez probablement y imprimer des documents gratuitement ou à faible coût par page. Il y aura probablement des instructions sur la façon d’imprimer quelque chose sur le site Web de votre institution, ou vous pouvez toujours demander de l’aide à un bibliothécaire. J’ai pu télécharger mon document sur Internet, puis l’imprimer gratuitement dans l’une des succursales de ma bibliothèque locale.

Il convient de noter que vous ne voudrez probablement pas imprimer des documents contenant du contenu sensible ou des informations personnelles dans ce genre d’endroits. Vous les imprimerez probablement à partir d’un portail Web inconnu à l’aide d’un ordinateur inconnu. Il est possible que votre école vous permette d’imprimer directement depuis votre propre ordinateur portable, mais dans tous les cas, vous imprimerez sur un réseau que vous ne contrôlez pas, ce qui signifie qu’il existe un certain niveau de risque.

Si l’imprimante n’est pas située à proximité de l’ordinateur, il est également toujours possible que quelqu’un d’autre ait accès à votre document après sa sortie de l’imprimante, selon la configuration de la bibliothèque. Si vous devez imprimer des documents médicaux ou autres, vous pouvez envisager d’autres méthodes.

Demandez à un ami ou à un membre de votre famille

Si vous n’allez imprimer qu’une page ou deux et que des membres de votre famille ou des amis possèdent une imprimante, cela vaut toujours la peine de leur demander si vous pouvez l’utiliser. Cela peut aider à éviter les problèmes de confidentialité liés à l’impression à l’aide de matériel public. Bien que ce ne soit peut-être pas la meilleure méthode si vous souhaitez imprimer un roman entier (à moins que vous ne soyez prêt à rembourser leur générosité en apportant votre propre papier et éventuellement une cartouche d’encre, selon le nombre de pages que vous faites), il pourrait fonctionner pour les moments occasionnels où vous avez besoin d’une copie papier.

Rendez-vous dans un centre d’affaires comme UPS ou FedEx

Les centres d’expédition fournissent également souvent des services d’impression, que ce soit pour de gros travaux, comme la fabrication d’une affiche ou d’une bannière, ou pour des tâches plus banales, comme l’impression de bordereaux d’autorisation ou de formulaires de routine. Certains magasins sont spécifiquement identifiés comme des centres d’impression ou d’affaires, mais même ceux qui ne le sont pas pourront probablement imprimer quelques pages pour vous. Il y aura un coût associé, basé sur le nombre de pages que vous imprimez – j’ai payé 0,12 $ pour une page recto en noir et blanc dans un magasin UPS local.

Encore une fois – et de manière quelque peu surprenante, étant donné que ces magasins sont orientés entreprise – cette option n’est peut-être pas la meilleure pour les documents sensibles. À l’emplacement d’UPS susmentionné, le processus d’impression consistait à envoyer par courrier électronique une pièce jointe au magasin, que l’employé ouvrirait et imprimerait avant de me remettre le papier résultant. Cela peut être différent dans d’autres magasins et emplacements, mais vous voudrez probablement vérifier avant de faire le voyage.

Demandez si vous pouvez imprimer au travail

Si vous travaillez dans un bureau équipé d’imprimantes et qu’il n’y a pas de règles strictes quant à leur utilisation, il peut être intéressant de demander à votre patron ou à votre service informatique si vous pouvez les utiliser pour imprimer un ou deux documents personnels. Le pire qui puisse arriver, c’est qu’ils disent non, et vous pourriez être surpris par un oui. Je ne recommanderais cependant pas d’adopter l’approche « demander pardon plutôt que la permission », car de nombreuses imprimantes sur le lieu de travail sont surveillées pour une utilisation appropriée (et le service informatique peut suivre de quel ordinateur provient chaque travail d’impression). De plus, vous ne voulez pas vous faire gronder (ou pire) pour un travail d’impression lorsqu’il existe d’autres options.

La confidentialité est également un facteur ici – avec la surveillance informatique potentielle, l’imprimante sera probablement dans un espace public, et il est possible que quelqu’un finisse par récupérer vos documents par accident s’il l’utilise également.

Procurez-vous une impression dans un magasin de fournitures de bureau

Des magasins comme Staples et Office Depot (ou une imprimerie locale indépendante) vous offrent souvent la possibilité de commander des documents imprimés en ligne, puis de les récupérer en personne. Bien que les pages de service d’impression de leurs sites Web puissent être couvertes de brochures et d’affiches éclatantes, vous pouvez également simplement commander des documents imprimés réguliers. Les deux magasins que j’ai vérifiés m’ont permis de télécharger mon document en ligne, puis de le récupérer le même jour. Ils ont même proposé d’expédier les documents chez moi moyennant des frais supplémentaires, bien que ce ne soit pas nécessairement une option économique pour imprimer un seul document ou deux.

L’un des avantages de l’utilisation d’un magasin de fournitures de bureau est la gamme d’options dont vous disposez – vous pouvez imprimer en couleur, par exemple, et choisir la taille et le grammage du papier que vous souhaitez utiliser (afin de pouvoir, par exemple, impressionner un employeur potentiel avec un CV papier finement imprimé). Selon le niveau d’impression que vous obtenez (certains magasins proposent des services d’impression « de base » et « professionnels »), vous pouvez également payer pour que votre document soit agrafé, perforé, plastifié, etc.

Cette flexibilité peut également s’étendre à la façon dont vous obtenez vos impressions. Le magasin Staples où je suis allé proposait également une impression en libre-service, où vous pouviez entrer et faire l’impression vous-même.

L’inconvénient est le coût – l’impression d’une seule page simple chez Staples coûtait 0,19 $, et l’impression d’un document couleur agrafé de 10 pages sur du papier premium «coton CV blanc» coûterait 7,42 $. Un travail d’impression similaire chez Office Depot coûterait 7,03 $. Le passage au noir et blanc a considérablement réduit le prix, jusqu’à 3,27 $ et 2,93 $, respectivement, il vaut donc vraiment la peine de choisir cette option si la couleur n’est pas importante pour votre document.

Bien qu’il existe des remises disponibles si vous imprimez une tonne de copies, cela peut valoir la peine de regarder autour de vous pour voir si vous pouvez trouver des options moins chères.

Image : HP

Acheter une imprimante pas chère

Les solutions ci-dessus peuvent être intéressantes si vous ne devez imprimer qu’occasionnellement ou si les emplacements font partie de votre routine quotidienne. Mais si vous constatez que vous devez faire tout votre possible pour imprimer des choses plus souvent que vous ne le souhaiteriez et que votre espace et votre budget le permettent, vous voudrez peut-être vous procurer une imprimante bon marché. Cela peut coûter de 60 $ (ou moins si vous pouvez trouver une vente) pour un tout-en-un à jet d’encre sans fil de base (ce qui signifie qu’il peut également numériser et copier) à plus de 100 $ pour une imprimante laser noir et blanc.

Les imprimantes à jet d’encre seront moins chères et pourront imprimer en couleur, mais l’encre peut être incroyablement chère. Recharger l’encre de mon imprimante à 60 $ vous coûtera 30 $, et HP estime que vous n’obtiendrez qu’environ 100 pages d’impression à partir de ces cartouches. Le remplacement du toner d’une imprimante laser est moins cher par page (la recharge de mon exemple coûte 50 $, mais HP estime que vous en tirerez 1 000 pages), et les imprimantes laser pourraient être une meilleure option pour les imprimantes peu fréquentes, car leur toner ne sèche pas aussi rapidement que l’encre ordinaire.

Si vous cherchez un guide sur l’achat d’une imprimante, nous en avons un que vous pouvez consulter ici.

Ne pas imprimer du tout

Avez-vous besoin d’une copie papier? C’est une bonne idée de demander. Certaines personnes ou organisations peuvent être disposées à accepter un document signé électroniquement, ou vous pouvez avoir la possibilité d’utiliser un laissez-passer numérique au lieu d’un laissez-passer imprimé.

Il y aura certainement des moments où vous aurez absolument besoin d’une copie papier, mais dans de nombreuses situations, il peut être intéressant de vérifier si une version numérique fonctionnera. Si vous avez besoin de conseils pour signer numériquement un document sur un Mac ou un PC, vous pouvez consulter nos procédures ci-dessous.